創意機構靠原創性茁壯成長——但幕後往往恰恰相反：重複的電子郵件、狀態更新、檔案管理，以及無止盡的客戶安撫。

對專注於品牌識別與內容製作的中型創意機構Noto Studio 來說，這種重複工作已逐漸成為瓶頸。團隊被行政事務淹沒，無法專注於他們最熱愛的事：創作。

因此，他們找上十成功力方案來幫助他們奪回時間。

挑戰

初次接觸 Noto Studio 時，他們的創意作品非常出色，但工作流程卻不然。常見的痛點包括：

• 客戶入案每週需花數小時，重複撰寫電子郵件與手動準備文件
• 任務指派以臨時方式進行，經常遺漏或在多個工具間重複
• 專案更新需要有人手動撰寫並寄送每週電子郵件
• 資產整理雜亂無章且極其耗時

雖然他們已使用 Notion、ClickUp 和 Google Drive 等現代工具，但這些工具並沒有真正「協同運作」。每個流程都仰賴有人記得去做。

我們的目標

在不損害創意，也不讓團隊被新工具淹沒的前提下，自動化他們 80% 的重複性作業。

第一步：稽核與工作流程映射

我們從一場發現工作坊開始，找出以下項目：

• 重複的手動任務
• 耗時的溝通模式
• 目前使用的工具及其限制

這次稽核發現，每週有將近 40 小時花費在重複的行政工作上。

第二步：設計自動化架構

我們使用 Zapier、Notion、Make 等無代碼工具，搭配 AI 服務，重新設計了他們的內部系統：

1. 客戶入案 — 完全自動化

• 當新客戶簽署提案後，自動建立 Notion 工作區
• 立即寄送歡迎郵件（包含時程、交付項目與介紹簡報）
• 自動建立 Google Drive 資料夾並連結至工作區
• Slack 通知團隊所有專案細節

✅ 成果： 入案時間從約 2 小時大幅縮減至每位客戶不到 10 分鐘。

2. 智慧任務產生與指派

• 當專案在 Notion 中建立時，根據專案類型自動產生任務
• 任務自動推送到 ClickUp，並根據團隊可用性指派
• AI 根據過去專案時長估算任務截止日期

✅ 成果： 90% 的專案規劃完全自動化，任務覆蓋率達 100%。

3. 每週更新與回饋追蹤

• AI（Notion AI + Gmail + Zapier）自動產生每週狀態摘要
• 每週五下午 3 點自動寄送個人化更新郵件
• 若 48 小時內未收到客戶回饋，系統自動發送提醒

✅ 成果： 客戶溝通大幅改善，無需任何人工介入。

4. 資產整理與交付

• 最終檔案上傳至 Drive 後，自動重新命名、分類並與客戶分享
• 所有資產到位後，自動寄送交付確認郵件

✅ 成果： 交付流程變得一致、可追蹤，且幾乎無需人力。

為什麼成功

• 我們使用的都是他們已經熟悉的工具——沒有陡峭的學習曲線
• 自動化模組化，團隊可輕鬆自行更新
• AI 加入智慧邏輯，例如自動撰寫摘要與產生時程

這套系統不僅高效，更重要的是它具有可持續性。

結語

創意機構不應該把大量時間花在電子郵件、檢查表與檔案整理上。透過設計良好的智慧自動化，你可以解放團隊，讓他們專注於真正重要的事：idea、執行力與成長。

在十成功力方案，我們協助像您這樣的團隊自動化那 80% 的例行工作——讓你們得以專注在只有人類才能做好的那 20%。